Veiledning til bruk av planverktøyet

TILTAKSBESKRIVELSER:

 

spm1

fra tiltaksbeskrivelsen

1. Hvordan definerer jeg om tiltaket er en del av menighetens plan eller øvrig barne- og ungdomsarbeid?

Det arbeidet som skjer i regi av menigheten og/eller barne- og ungdomsorganisasjonene er også trosopplæring. Samtidig inngår ikke alle disse tiltakene i menighetens plan (og timer) for den systematiske og sammenhengende trosopplæringen for alle døpte i alderen 0-18 år. Dette er tiltak som det ikke rapporteres på i dette verktøyet, men som det rapporteres på i de organisasjoner tiltaket er innmeldt i eller i Kirkelig årsstatistikk.

 

spm2

fra tiltaksbeskrivelsen

2. «Type tiltak»- hva skal jeg velge?

NB: GJELDER BÅDE TILTAKSBESKRIVELSE OG TILTAKSRAPPORT:

For å følge utviklingen når det gjelder deltakelse på trosopplæringstiltakene, er det valgt ut syv tiltak som gjennomføres av mange menigheter. Disse er omtalt i listen nedenfor. Menigheten må ikke ha alle syv tiltakene i sin plan, men de av dem som man har, skal registreres de innenfor disse syv. Tiltak som ikke faller under de syv utvalgte tiltakene, legges inn som “annet tiltak” og rapporteres på vanlig måte når det er gjennomført.

  • Dåpssamtale: Dette gjelder dåpssamtalen i tilknytning til dåp. Dåpssamtale skal normalt gjennomføres i soknet der barnet bor – selv om man døpes annet sted. Det utarbeides én  tiltaksbeskrivelse som gjør rede for hvordan dåpssamtalen gjennomføres i menigheten.
    • Det rapporteres på antall samtaler gjennomført med foreldre/foresatte til barn som bor i soknet og er døpt i året det rapporteres for – uavhengig av hvor barnet er døpt. (veiledning om oppslutning for 0-åringer se punkt 5).
    • Dåpssamtaler med eldre barn og ungdom føres inn i rapporten – og kommenteres.
  • Utdeling av 4-årsbok: Menighetens utdeling av 4-års bok på gudstjeneste. Kun ett tiltak pr. plan kan ha type tiltak «4-års bok».
    • Hvis det deles ut bøker til barn som ikke har mulighet til å delta på gudstjenesten, kan disse også inkluderes i oppslutningstallet. Notér i så fall i kommentarfeltet hvor mange dette gjelder.
    • Hvis det arrangeres et tiltak i forkant av gudstjenesten, kan enten begge samlingene slås sammen til ett tiltak, eller det kan opprettes et eget tiltak for samlingen utenom søndagen med tiltakstype «annet tiltak».
    • Selv om dere arrangerer 4-årsbokutdeling to ganger i året, føres det opp som ett tiltak der oppslutningen på begge samlingene rapporteres samlet. (se punkt 4)
  • Et tiltak for 6-åringer:  F.eks Dåpsskole, 6-årsbok, 6-årsklubb, Førsteklasses, Skolestartmarkering.
    • Et eller flere tiltak pr. plan mulig – dette avhenger av hvordan det er organisert.
  • Tårnagenthelg: Gjelder konseptet Tårnagenthelg eller tilsvarende, uansett alder.
    • Rapporter på antall deltakere i det/de invitere årskullene, uavhengig av alder.
  • Lys våken: Gjelder konseptet Lys våken eller tilsvarende, uansett alder.
    • Rapporter på antall deltakere i det/de invitere årskullene, uavhengig av alder.
  • Konfirmasjonstiden: Det lages ett tiltak pr plan der hele konfirmantopplegget beskrives. Konfirmasjonstiden går over mange samlinger og det bør lages en «underplan» der enkelt-samlinger beskrives mer utfyllende. (Ressurs på dette finner du i ressursbanken)
    • Her skal antall deltagere i konfirmasjonstiden telles med (antallet som ble konfirmert rapporteres i Kirkelig årsstatistikk).
  • Breddetiltak året etter konfirmasjon: Kan være flere tiltak pr. plan. Eksempler: Reunion, lederkurs, leir.
    • Selv om noen av disse tiltakene rettes hovedsaklig mot de som ble konfirmert, beregnes oppslutningen ut fra alle døpte i årskullet.
    • Målgruppen er 15-16-åringer, umiddelbart etter konfirmasjon (15) eller året etter (16), og evt de årskull som inviteres sammen med dem.
  • Annet tiltak: Alle andre tiltak i menighetens lokale trosopplæringsplan som ikke inngår i de utvalgte tiltakene over.

NB: Hvis du skal endre «type tiltak» kan dette bare gjøres i tiltaksbeskrivelsen, ikke i tiltaksrapporten.

 

spm3

fra tiltaksbeskrivelsen

3. Hvordan finne riktig målgruppe:

Verktøyet er koblet mot medlemsregisteret, slik at antall i aldersgruppene vises automatisk når du skal planlegge og rapportere et tiltak. Hvis du velger en målgruppe over to år (8-9), vil dette komme opp som to årskull.

For å finne riktig målgruppe kan du stille deg spørsmålet «Hvilken alder oppnår målgruppen i året det rapporteres for?». Eksempel: I 2014 inviterer vi de som er født i 2006 til Tårnagenthelg. De fyller 8 år i løpet av 2014, selv om de ikke er 8 år når tiltaket gjennomføres. Derfor er målgruppen 8 år og ikke 7-8 år, som vil være to årskull.

Når et tiltak går over to kalenderår (f.eks konfirmasjonstiden som begynner i august, og avsluttes mai året etter) er målgruppen den alderen deltakerne oppnår i rapporteringsåret, altså det året tiltaket avsluttes.

Les mer om timer i tiltak som retter seg mot flere årskull her 

NB: Hvis du skal endre målgruppe for et tiltak kan dette bare gjøres i tiltaksbeskrivelsen, ikke i tiltaksrapporten.

4. Kan jeg opprette to tiltak i planen for et tiltak som har to samlinger med halve målgruppen på hver samling?

Nei, fordi to samlinger som retter seg mot halve målgruppen i hver samling, regnes som et tiltak, fordi hvert barn i målgruppen får kun tilbud om en samling. Tallene blir feil.

Eksempel: Halve målgruppen inviteres til å motta 4-årsbok på våren, mens den andre halve målgruppen inviteres til å motta boken på høsten. Dette registreres som ett tiltak og deltakertallet rapporteres samlet.

Dåpssamtale: Selv om presten har 70 samtaler vil hvert barn kun ha én samtale.

TILTAKSRAPPORTER:

5. Hvilke tall vises for 0-åringer?

(Oppdatert for 2016)

I starten av et år vil det ikke ligge tall inne i systemet på antall døpte i målgruppa 0 og 1 år. Dette gjelder først og fremst rapportering på dåpssamtale og babysang. Dette tallet vil ikke være klart før menigheten er ferdig med å rapportere for året som har gått, men vil oppdateres fortløpende.

Tallet for 0-åringer er «alle barn som er døpt i [det året det rapporteres for] (mellom 0 og 3 år) som er bosatt i soknet.» Dette vil ofte i praksis bety barn som er født høsten 2015 til høsten 2016. Vi har valgt å ha et slikt utvalg for at tallene kan være klare i januar. Barn som er født i slutten av 2016 er jo ikke døpt før utpå våren i 2017. Les mer om 0-åringer her.

 

6. Hvordan registrere og rapportere tiltak som har flere aldersgrupper som målgruppe?

  • Hvis tre årskull inviteres hvert år med forskjellig opplegg, kan det telles timer for alle årskullene hvert år (avklares med bispedømmerådgiver). I så fall oppretter du ett tiltak, skriver inn de tre årskullene (f.eks 10-12) og skriver det faktiske antall timer som tiltaket varer i “antall timer” pr. deltaker pr år (altså ikke multiplisere med tre). I tillegg krysser du av for «Tiltaket skal telle for hvert av årskullene for hvert år».

Fra tiltaksbeskrivelsen: Hvis tiltaket varer 16 timer, og det gjennomføres hvert år for tre årskull, vil hvert alderskull få tilsammen 48 timer hver i løpet av tre år. Dette tallet vises i høyre kolonne aktiv plan og i rådata: «Totalt antall timer i år» og «Totalt antall timer i snitt».

  • Eksempel: Lys Våken for 10-12 åringer varer f.eks 16 timer. Da får hvert barn til sammen 48 timer i løpet av tre år – men du fører inn 16 timer. Det vil da stå 16 timer i venstre kolonne i oversikten i planen, og 48 timer i høyre kolonne. Det er nå to kolonner for å synliggjøre det faktiske timetallet.
  • Det er viktig at du korrigere timetallet om det tallet som ligger i venstre kolonne er manuelt multiplisert.
  • Hvis tre årskull inviteres hvert tredje år gjør du slik som beskrevet over: oppretter et tiltak, skriver inn de tre årskullene (f.eks 10-12) og skriver det faktiske antall timer som tiltaket varer i “antall timer” (I eksempelet over vil det være 16 timer). Men dette tiltaket settes i “passiv” («nei» på spørsmålet «gjennomføres tiltaket i år?») nederst i tiltaksbeskrivelsen i den aktive planen de årene det ikke skal gjennomføres. Du skal ikke krysse av for «Tiltaket skal telle for hvert av årskullene for hvert år» .

Fra tiltaksbeskrivelsen: Hvis tiltaket varer 16 timer, og det gjennomføres hvert tredje år for tre årskull, vil hvert alderskull få tilsammen 16 timer hver i løpet av disse tre årene. I aktiv plan vil likevel timetallet være 48 timer (i høyre kolonne), fordi det gjennomføres for alle tre årskull i det året den aktive planen gjelder for. I rådata ser du tallet 16 under «Totalt antall timer i snitt» og 48 under «Totalt antall timer i år».

7. Hvordan lage/redigere og rapportere samarbeidstiltak?

Hvorfor:

  • To eller flere menigheter i samme enhet vil samarbeide om et tiltak og ønsker å rapportere felles om dette tiltaket.
  • Tiltaket blir registrert i alle menighetene. Tiltaket legges i begge menighetenes årsrapporter og tallene fordeles pr. menighet.
  • For å få denne muligheten, må tiltaket kobles sammen mellom planene i enheten. Dette er derfor kun mulig hvis soknene er i samme enhet i planverktøyet.
  • NB: I gammelt planverktøy (pre-2015) var det en liknende funksjon som het “rapporteres et annet sted”. Forskjellen er at nå skal oppslutningstallene fordeles på alle detakende sokn.

Fra tiltaksbeskrivelsen: kryss av for de sokn som samarbeider om tiltaket.

Slik går man frem:

  • OPPRETT/REDIGER I TILTAKSBESKRIVELSEN:
  • Samarbeidstiltak lages først og fremst ved at tiltaket opprettes felles. Når du er i en plan velger du nytt tiltak, klikk av for at dette tiltaket også gjelder for avkryssede menigheter (i samme enhet). Tiltaket beskrives ferdig og lagres. Det legges da automatisk i planen til alle menighetene.
  • Hvis dere allerede har laget et tiltak er det mulig å redigere i en av planene hvilke menigheter som er med og har tiltaket sammen. Når du har redigert og lagret, vil tiltaket bli kopiert inn i de andre planene i enheten. Det gamle tiltaket må slettes (i alle planene).

Fra tiltaksrapporten: Oppslutning rapporteres for hvert enkelt sokn.

RAPPORTER TILTAK

  • Når tiltaket er ferdig gjennomført, avtaler menighetene seg i mellom hvem som skal rapportere på vegne av begge.
  • Den som skal rapportere går til «tiltaksrapporter», klikker «rapporter» på det aktuelle tiltaket, og rapporten åpnes.
  • Man fyller ut faktiske tall for hver enkelt menighet på oppslutning og medarbeidere.
    • Enten legger man inn de tall som gjelder for hver menighet fordi man har  tallene.
    • Om dere kun har en totaltall på deltakere, men ikke vet hvilken menighet de kom fra ved samarbeidstiltak /hvilket kjønn de hadde/hvilken alder de hadde anbefales dere til å fordele tallene ut fra hva dere mener er realistisk fordeling mellom menighetene. Bruk skjønn!
    • Tiltaket legges automatisk inn i hver enkelt menighets årsrapport med tallene som tilhører den enkelte menigheten.
    • Hvis enheten har en felles ansatt, rapporteres denne i en av menighetene – og ikke i alle.

NB – Dette må du vite om samarbeidstiltak:

  • Når et sokn oppretter sin plan for neste år (som er en kopi av inneværende års plan), vil samarbeidstiltakene ligge latent de andre samarbeidende menighetenes planer i påvente av at de skal opprette sin plan.

8. Hva skjer hvis to personer redigerer i samme tiltak samtidig?

Hvis to personer er inne og redigerer/rapporterer i samme tiltak vil det komme en meldingboks når den første som er inne lagrer. Melding vil fortelle hvem som har gjort endringene. Systemet er ordnet slik at det som lagres sist vil overskrive det som er lagret tidligere.

PLANARBEID

9. Hvordan kan jeg planlegge neste år i planverktøyet?

Fra 1. september vil du har mulighet til å opprette plan for neste år. Den planen du oppretter vil være en kopi av planen for inneværende år, slik den ser ut i kopieringsøyeblikket. Eventuelle passive tiltak vil være satt i aktiv. Endringer som gjøres i aktiv plan (inneværende år) etter at ny plan (for neste år) er opprettet, vil ikke komme med i ny plan. Da er det mulig å kopiere tiltaket til neste års plan. (se punktet: Hvordan kopierer, punkt  11)

Fra oversiktsiden for planer.

10. Hvordan kan jeg markere at et tiltak ikke skal gjennomføres i år/hvert år?

Fra tiltaksbeskrivelsen: Tiltak som fra årets begynnelse er bestemt at ikke skal gjennomføres, kan settes i «passiv».

Når du planlegger neste år kan du gå inn i tiltaksbeskrivelsen og sette dette i “passivt” (nederst i tiltaksbeskrivelsen). “Skal tiltaket gjennomføres i år”. Da vil timetallet i planen endre seg. Når det opprettes ny plan for neste år vil tiltaket igjen settes i “aktiv”. Dette gjelder om tiltakene etter planene ikke skal gjennomføres hvert år, eller hvis dere ikke har kommet igang med tiltaket (etter avtale med bispedømmerådgiver. Hvis et tiltak som opprinnelig var planlagt gjennomført blir avlyst, skal du ikke bruke denne funksjonen, men rapportere på vanlig måte og deretter velge «avlyst». 

11. Hvordan kopierer jeg tiltak fra andre planer i samme enhet?

Hvis du ønsker å hente inn tiltak fra din godkjente plan, et tidligere år eller en av de andre menighetene i enheten sine planer, kan du gjøre dette ved å gå til Planer -> planen du vil kopiere til -> klikk på «flere valg», velg «kopier tiltak»:

kopiertiltak1

 

Velg plan du vil kopiere fra i høyre kolonne:

kopiertiltak2

 

Klikk «kopier» på tiltak du vil kopiere inn i planen du jobber med:

kopiertiltak3

Det er ikke mulig å kopiere tiltak fra forskjellige enheter.

 

12. Hvordan slette et tiltak?

Trykk på de tre prikkene som blir synlige når du holde musen over linjen med tiltaket:

slettetiltak

NB: Tiltak som ikke gjennomføres inneværende år, men skal tilbake i planen året etter skal ikke slettes, men settes i «passiv», se punkt 10.

 

Sist oppdatert 27. april 2017.